Les transmissions sont des outils essentiels de la gestion de crise. Ils permettent la transmission d’informations entre le terrain et les décideurs stratégiques, entre décideurs stratégiques et entre les différents intervenants engagés. Cette transmission doit être envisagée dans les deux sens.
Le circuit d’informations et les points de convergence ou de synthèse doivent être organisés en amont de la crise et doivent être testés au cours d’exercices de simulation. Ces exercices de simulation doivent envisager plusieurs scénario, l’indisponibilité de certains outils techniques ou l’absence de certains niveaux de synthèse, afin de permettre une continuité dans la gestion de la crise.
Les outils techniques doivent être redondés afin de pallier une panne éventuelle au moment de la crise ou de l’évènement catastrophique. Dans certaines situations, la transmission de messages doit pouvoir être cryptée afin d’assurer sa sécurité. En cas de panne des systèmes terrestres habituels (GSM, Radio) le recours aux moyens de transmission satellitaire (phonique et data) doit être prévu.
L’utilisation des outils techniques doit être maitrisée par l’ensemble des acteurs. Il est fortement recommandé d’utiliser les outils du quotidien, utilisés régulièrement par l’ensemble des acteurs.
Un support écrit doit rappeler les éléments essentiels de la mise en oeuvre, les modes et les codes de connexion.
La gestion d’une catastrophe peut concerner plusieurs organisations ou institutions d’un même pays, également plusieurs nations. Chaque institution doit envisager des points de contacts communs afin de faire converger les remontées d’informations et prendre des décisions coordonnées. Des échanges entre différents systèmes d’information doivent pouvoir s’envisager.
Les outils de transmission utilisés durant la crise sont ceux utilisés au quotidien. Chaque organisation définit son organisation. Des points de convergence sont prévus.
Deux types de transmission sont à envisager : les transmissions synchrones qui nécessitent la présence des deux ou n interlocuteurs au même moment (exemple le téléphone ou la radio) ou les transmissions asynchrones qui permettent d’échanger une information sans que les deux ou n interlocuteurs soient disponibles au même instant (exemple messagerie mail).
Chaque organisme participant à la gestion de crise doit identifier ses coordonnées de crise :
- Numéro de téléphonique unique ;
- Adresse mail générique ;
- Identifiant radio et fréquence radio.
Ces coordonnées sont rassemblées dans un annuaire de crise distribué, en amont de la crise, à tous les intervenants habituels. L’actualisation de cet annuaire est réalisée régulièrement.
Sur le terrain, les intervenants doivent pouvoir communiquer facilement avec leur centre opérationnel. L’utilisation de la radio ou du téléphone portable seront privilégiés. En France le réseau ANTARES (Adaptation Nationale des Transmissions Aux Risques Et aux Secours) réunit sur une même technologie, l’ensemble des services de secours.
La préfecture ouvre en cas de situation de catastrophe une conférence commune.
Le réseau cellulaire public (GSM) est très souvent inopérant lorsque survient une urgence collective ou un ACEL, notamment dans un secteur géographique peu habité, ou du fait de la saturation des relais.
Lors des catastrophes majeures (cyclone, séisme, tsunami…) l’interruption de l’alimentation électrique, la destruction physique des relais provoque l’arrêt du réseau cellulaire.
En amont de la survenue d’une catastrophe :
- Définir l’organisation et les moyens de transmission accessibles à l’ensemble des secours ;
- Identifier et rassembler (annuaire) les numéros de téléphone uniques et les adresses génériques de chaque organisation de secours qui en vérifie l’accessibilité et la fonctionnalité par des exercices réguliers ;
- Regrouper sur le terrain l’ensemble des véhicules de transmission formant un PC (Pompiers, SAMU, Police, Préfecture, Associations agrées de sécurité civile (AAS)). Vérifier la bonne réception des réseaux radio et GSM et la
capacité de transmettre les informations aux centres opérationnels.
Respect de règles conversationnelles de base :
- S’assurer que le réseau est libre ;
- Respecter l’ordre des appels ;
- Appuyer sur le commutateur et attendre une seconde avant de parler à la radio ;
- Se présenter, parler distinctement et calmement (ne pas crier) ;
- Bannir les phrases longues, les formules de politesse, le langage argotique ou grossier ;
- S’assurer de la bonne compréhension du message par le destinataire ;
- Employer l’alphabet international et sa désignation des chiffres ;
- Ne raccrocher qu’après accord de votre interlocuteur.
Figure 1 : Alphabet phonétique international.